公文格式规范

公文写作规范

办公室  刘满意

一、为什么要重视公文写作

公文写作无论是对一个机关来说，还是对一个机关工作人员来说都是非常重要的。

首先，公文写作是机关最重要的工作之一。公文是传达政令的重要工具，是实施决策和指导工作的重要载体。这里所说的公文是指广义的公文，不仅包括文件，还包括领导讲话、调研报告、汇报材料等。如果没有公文，机关工作就很难正常开展。请求上级解决问题，要写请示；向上级汇报工作，要写报告；开会，要写讲话稿；安排部署工作，要发通知；与平行单位商洽工作，要写公函。机关工作内容繁杂、千头万绪，对机关干部的素质要求也是多方面、全方位的，但最重要的应该是公文写作能力。尤其是刚参加工作的同志，公文写作不能不懂，不能不用，不能不学。

其次，公文写作是机关最难干的工作之一。古人用“吟安一个字，捻断数根须”来形容写作之难。国学大师季羡林用“惨淡经营”来表达写作之苦。公文写作，不仅需要强烈的责任心和与之相适应的技能水平，更需要吃苦耐劳，需要承受较大的工作和心理压力。有人说，文字工作不是谁人都想干的工作，也不是谁人都能干的工作。也经常听到一些领导和同志感叹，现在最急需、最难找的是“笔杆子”。

第三，公文写作是最体现机关水平的工作之一。文稿质量的高低是衡量机关工作水平的一个重要标志。可以说，公文质量一定意义上就代表了所在机关的形象。如果机关文稿质量很高，得到了领导的认可和各方的好评，那么这个机关的整体形象就会大幅提升；反之，如果拿出的文稿文理不通、错字连篇、不知所云，机关形象就会大打折扣。一名机关干部，从他写的文章就可看出其理论水平、政策水平、业务水平、文字功底、思维能力、工作作风，这就是所谓的“文如其人”。也可以这样讲，公文写作能力是机关干部的基本素质要求，也是必须具备的核心业务能力。

第四，公文写作是最能历练人的工作之一。公文写作是一项综合性智力劳动，是一个人思想、观点、知识、修养、能力、技巧等多种素质的综合反映。公文写作的实践性、创新性很强，既没有刻板的模式，也无窍门可言，但有规律，它需要在长期的学习实践和潜移默化中去感悟和提高。

知道了机关公文的重要性，还要知道什么样的公文才是好公文，怎样才能写出好公文。

二、机关公文的格式和要求

机关公文包括规范公文和应用公文两大类，下面我们看一下规范公文的格式。

一份完整的公文，我们通常把它分为版头部分、主体部分、版记部分三大块。与原《实施细则》相比，新《实施细则》主要是增加了“份号”和“发文机关署名”，删除了“主题词”。现在的公文格式具体包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码、二维条码等19个要素。

（一）版头部分。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。版头部分共包括六个要素，涉及我们的主要有三个。

1．公文份号标注。这是《实施细则》新增加的要素。份号即公文印制的顺序号，一般只有涉密公文才标注份号，编号不重复并在分发时作了登记，即哪个号发给谁都有记录，回收保密文件时能查到哪份在谁手里，确保文件的保密性，所以各科站在办理涉密公文时，一定要妥善保管，及时交回。因为咱们局印发的公文一般没有涉密的，所以也就不用标注份号。但我们看上级来文的时候经常会看到，只要是涉密的文件，都在公文首页左上角用阿拉伯数字标注着份号，一般标6位3号阿拉伯数字。

2．密级和保密期限标注。这个我们一般也不用，只有涉密文件才用。密级和保密期限都要标注在公文首页的左上角，用3号黑体和阿拉伯数字标注。秘密10年、机密20年，绝密30年。

3．紧急程度标注。这是公文送达和办理的时限要求，我们有的时候会用到。根据紧急程度，紧急公文分别标注“特急”“加急”，明传电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。“特提”是指须即刻办理的事项，“特急”是指须在2日内办理的事项，“加急”是指须在4日内办理的事项，“平急” 是指须在6日内办理的事项。公文的紧急程度要在公文首页左上角用用3号黑体标注。如果份号、密级和保密期限、紧急程度三者都有，就要在左上角，从上到下分行标注。

4．发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。此类文件是机关或部门的大头文件，一般是指上报或下发的政策性文件。文件头也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志用套红小标宋体字居中印在公文首页上半部，标志上边缘至版心上边缘35mm，字号不大于上级发文机关标志，做到醒目庄重、规范美观就行了。

5．发文字号标注。发文字号一般标注在发文机关标志下面，版头红线以上。也有标在版头红线以下的，一般用函类公文较多。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。这里要注意：发文字号的文字要用3号仿宋，年份、顺序号要用阿拉伯数字完整填写，不能把“2014”写成“14”，让人引起误解，顺序号不用虚数，比如1号，不能写为001号；括号要用六角括号“〔〕”，而不能用“（）”或“[ ]”。

6．签发人标注。上报公文应当标注签发人姓名。一般标注发文机关主要负责人，联合上行文，应当同时标注所有联署机关签发人。签发人标注应平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

（二）主体部分。从标题一直到印章，都属于主文部分，是公文最重要的部分。这部分共有九个要素。

1．公文标题标注。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，不能缺项，特别要注意不能省略发文机关名称。凡3个以下机关联合行文时，应当列出所有发文机关名称；4个以上机关联合行文时，可采用排列在前的发文机关名称加“等”的方式。

红色反线下空2行，用2号小标宋体字（比正文大一号字），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，不能把词组、名称人为地分行。多行标题排列为梯形或菱形，不能采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。另外，除法律法规外，一般不加书名号，不加标点符号，确需使用的，可用书名号、引号、顿号、连接号、括号，其他标点符号一般不能用。如《河北省人民政府关于做好“7.21”洪涝区恢复重建工作的指导意见》《中共河北省委 河北省人民政府关于印发〈河北省党政机关公文处理工作实施细则〉的通知》中，“7.21”用了引号，〈河北省党政机关公文处理工作实施细则〉用了书名号。

2．主送机关。主送机关就是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋GB2312，有多个主送机关的各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。市政府部门向市政府报送请求或报告类公文，规范化称谓是“市人民政府”。普发性下行文主送机关较多，一般使用泛称（各县区、各单位）。上行文的主送机关一般是一个，不能既给这个报，又同时给那个报，如果领导人的批示不一致，就很难落实了。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告等，不写主送机关。

3．正文。正文是公文的主体和核心部分，用来表述公文的内容。正文一般用3号仿宋，转发、印发文件类的通知，用3号楷体。公文首页必须显示公文的正文。特别是几个部门联合行文公文标题过长，必要时可以缩减标题字数，把公文首页腾出一些空间来写正文内容，避免出现公文首页只有标题没有公文内容的情况。文中结构层次序数依次采用“一”“（一）”“1.”“（1）”“ ①”。一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。第一层作为小标题时句尾无标点，第二层作为小标题时句尾标点可有可无，第三层无论是否作为小标题，要有标点，第四层必须有标点。正文中标准字数是每个页码22行，每行排28个字。

4．附件说明。附件说明是公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋标识“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如果有多个附件，则依次单独成行向下排列。附件序号使用阿拉伯数码，每行位置对齐（如：“附件：1.××××”），附件名称后不加标点符号。

5.发文机关署名标注。这是新增加的要素。发文机关署名要用机关全称或规范化简称，与正文或附件说明空一行，用3号仿宋字标注，居右排，后空2个字。《实施细则》规定，从2013年7月1日起，无论是上报公文还是下发公文，发文机关都要署名。政府部门制发的公文包括机关署名、成文日期、发文机关印章，三个要素一个都不能少。联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序横向依次整齐排列在相应位置。

6．成文时间。以领导人签发日期为准，联合行文以最后签发机关领导人签发日期为准。《实施细则》规定，从2013年7月1日起，公文的成文日期均用阿拉伯数字标注。没有主送机关和发文机关署名的公文，成文日期加括号标注在标题下方，一些讲话、发言稿也往往把成文日期加括号标注在标题下方。有主送机关和发文机关署名的公文，标注在发文机关署名下一行。成文日期无论用哪一种方式标注，都要用阿拉伯数字，不能用汉字标注。标注的年月日均用全称，不编虚位，不简称。如“2014年8月1日”，不能写成“13年08月01日”。成文时间用3号仿宋，位于发文机关署名右下方，一般右空四字编排，单一机关行文时，在成文日期之上，以成文日期为准，居中编排发文机关署名。联合行文时将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，印章下压发文机关署名，最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。

7．印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文、纪要和电报可以不加盖印章。联合行文时，联署机关印章要与发文机关署名相对应，印章之间排列整齐、互不相交或相切，主办机关印章在前，每排不超过3个印章，两端不得超过版心，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。印章用红色，印章要压住成文日期，不得出现空白印章。加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间。

特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

8.附注标注。附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。主要标注公文的传达范围或联系人姓名、联系电话等，一般加括号标注于成文日期左下方。用3号仿宋，上空一行，居左排，前空两个字，用小括号括起来。如表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。上报的请示类公文必须标注联系人和联系电话，以便于上级机关在办理该公文时与熟悉该公文的人员联系沟通，协调事项。

9、附件标注。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件要另面编排，与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格3号黑体标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标注附件二字，有2个以上附件时，应标注附件顺序号。序号后不再加标点符号。附件标题与“附件”之间空两行。

*被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。

（三）版记部分。也就是文尾部分，这一部分共有4个要素，我们常用的只有一项。这四个要素分别是抄送机关标注、印发机关和印发日期、页码标注、二维条码标注。从2013年7月1日起，公文取消主题词，今后各类公文都不再标注主题词了。

抄送机关是指除主送机关外，需要执行或者知晓公文的上级、下级和无隶属关系的其他机关（这项标注我们一般没有）。

印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期，制发公文的部门印发机关一般写其部门办公厅（室），如“衡水市农牧局办公室”，但一般我们不标注这一项。

页码标注。这里是指公文页数顺序号。公文的页码标注有两种标法，一是公文正文包括几个附件，其中都是正文的组成部分，必须把所有附件内容列入整个公文的整体部分，统一编排页码，印刷版记标在公文的最后。二是公文有几个附件，但是各有其独立性，或者是单独排版，或者是单独装订自成体系，应按其文件的内容特点编排。页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。

二维条码标注即是在水平和垂直方向的二维空间存储公文管理要素信息的条码。

（四）公文排版规格。《实施细则》规定，公文用纸采用A4型纸，幅面尺寸为：210mm×297mm。公文页边与版心尺寸：公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm，下空约33 mm±1mm，用纸订口(左白边)为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)。

排版规格：一级大标题用2号加黑宋体（小标宋、华文中宋），正文用3号仿宋体字，文中二级小标题可用3号黑体字，三级标题用3号加黑楷体。一般每面排22行，每行排28个字。行间距用固定值28.8磅。为方便印制，每页行数可视情况增加或减少1-2行，增减行数时适应调整行间距，保持版心高度不变。

三、常用规范公文

《河北省党政机关公文处理工作实施细则》规定，行政公文共有15个文种。分别是决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、通知、通报、报告、请示、意见、批复、议案、函、纪要。这15种公文都是规范性公文。其中我们最常用的有通知、报告、请示、函和会议纪要。下面结合我局实际，主要说一下这几种最常用的公文。

（一）通知

对我们局来说，通知是使用得最多的一种公文。大多是下行文，有一定的指挥、指导性和广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。大部分都遵循的要求是：依据、目的、文种承启语、事项、要求。

通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行或周知性通知及人事任免通知三种。一些同志在使用通知时存在这样几个问题：一是标题繁琐。比如出现几个“关于”或“通知的通知”等情况；二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确；三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应当注意以下几点：

1．标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词“关于”再加事由和通知即可。如：《河北省人民政府关于印发河北省降低农业税税率实施方案的通知》。在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。可以采取两种办法解决：一是对各个转发通知都提出了具体要求的，可以综合改写为一个新的“通知”，贯穿全部内容或主要精神。二是对非政策性文件，几个转发通知又无新要求的，可以减少中间层次，直接转发。如：××县农牧局关于转发市农牧局“关于转发省农业厅‘关于转发农业部《关于××的通知》的通知’的通知”，如果改写为：××县农牧局关于转发农业部××的通知，就简明多了。三是直接翻印，打上“衡水市农牧局翻印”标识。当然对有秘级要求的，不能翻印。

2．批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。有的照批照转，只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求。如：“市农牧局《关于××的意见》已经市政府常务会议研究通过，现转发给你们，请认真贯彻执行。”有的强调重点，在写明态度、评价和要求之后，再结合实际情况，对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神，突出加以强调，以引起重视。有的补充完善，对所转发的公文除作出基本肯定外，还就其本身不够完善的地方作些补充、说明。但一般情况下，批语和按语不易过多，以免与转发、批转文件内容重复。

要根据转发公文的不同情况，恰当使用习惯用语。如表态的“同意”“原则同意”“基本同意”等词语；提出要求希望的“请认真贯彻执行”“请研究执行”“请参照执行”“供参考”“请研究试行”等词语。

3．要求执行和周知性通知的引言部分。一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。

4．任免通知。任免通知正文只写明经某级组织决定，任命（或免去）某人担任某项职务即可。有的还写明任期和待遇。

（二）报告

报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告（如《关于上报××的报告》）等。

1．工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上，每一部分可标出序数分项写，或列出小标题来写。根据需要，工作报告可以写成综合性的，也可以写成专题性的。综合性的工作报告，它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作，或者一个系统、一个部门的全面工作。

2．情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后，向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。

3．答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分，写法比较自由。有的先写依据，后答复；有的边写依据，边答复。

（三）请示

撰写请示应注意：

1．一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示的，应抄送被越过的上级机关。所谓特殊情况指：重大紧急事项，不越级请示要误时误事；被直接上级机关长期搁置而又急需解决的问题；与直接上级机关意见分歧一时难以协调统一，而又急于处理的事项。

2．请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。如果写几个主送机关，可能是谁都不批复，或者是几个单位都批复，但批复意见又不一致，难以贯彻执行。

3．请示应一文一事，同时，不得抄送下级机关。

注意：写请示，语言要谦逊，态度要诚恳；原因要说明，不批准的后果要表达，要让上级感到不批准就说不过去。

（四）函

函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。   

较为正规的公函，格式可分为三部分：

开头，包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。

正文是函的主要部分，要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚，以便得到对方的支持、理解或回答。复函，要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复，不能含糊其词，模棱两可，不着边际。

结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的“为要”“为盼”等，复函的“待此复函”“此复”等。也可不写结束语，正文写完即结束。

撰写函件应注意：

第一，要写得内容专一、集中、中心突出，一般要一函一事。

第二，要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。

第三，恰当使用习惯用语。

（五）会议纪要

我们局的会议纪要有三种。一是党组会议纪要，二是局务会议纪要，三是局长办公会会议纪要。

办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。

第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员（办公会议的列席人员通常写在正文之后）等。若会议只有一个议题，可以写明专题研究讨论的议题名称。如：专题研究了地下水超采综合治理农业项目问题等。

第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。这部分可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定，布置的工作、任务，将要采取的措施和要求等。

若只有一个议题，常采用贯通式的纵式结构，不分条款。专题会议纪要也可采用这种写法；若多项议题，可依会议议程的先后顺序安排组织材料。

撰写会议纪要应注意：

第一，会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，因此，要写好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；要按照会议精神和领导工作意图，对材料进行分类和筛选；要对选用的材料进行分析和综合，围绕中心组织好材料。

第二，纪要篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述，如“会议认为”“会议强调”“会议指出”“会议号召”“会议决定”之类。

第三，会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神，其内容必须真实、准确。因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力作好会议记录。

四、常用应用公文

（一）信息简报

信息和简报是用于上情下达、下情上报和互通情况、交流信息的一个文种，是信息类公文中最重要、最常用的一种机关文书。简报分为工作情况简报、经验交流简报、会议简报三类，其主要作用是反映情况、交流经验、传播信息几个方面。（分为上报信息〔向地方党委政府上报的和向上级机关上报的专报〕和内部交流信息。）

简报的结构一般包括报头、标题、正文和报尾四个部分。做好简报的写作，应注意把握以下几点要求：

一是抓准问题，有的放矢。简报应该围绕本单位的实际，反映那些最重要、最典型、最新鲜、最为群众关心、最需要引起注意的问题。具体讲，就是要做到：围绕领导决策，抓“超前型”问题；在领导决策之后，抓“追踪型”问题；着眼大局，从小中见大，抓新情况、新经验、新问题；注意抓倾向性、苗头性和突发性问题。

二是材料准确，内容真实。简报的写作既不同于文字作品，也不同于评论文章。用事实说话，是简报的主要特征之一，也是编写简报应该注意的一个重要问题。简报作为加强领导和推动工作的重要工具，内容必须保证绝对真实、准确。否则，就会造成不良后果。

三是简明扼要，一目了然。简报的写作必须注意做到简短、明快，用尽可能少的文字说清楚必须说明的问题。要注意主题集中，一稿一事，不贪大求全。要围绕主题精心挑选典型事例，使简报的主题充分而明确地表现出来，使简报内容更加简洁。要选好标题，所谓“看人先看脸、看报先看题、看书先看皮”，标题就是简报“脸面”，标题选好了，即可达到“题好文一半”的效果。

四是讲究时效，反映迅速。简报的功能，决定了简报的编者必须讲求时效。这就要求简报的作者思想敏锐、行动敏捷，对问题反映得快，对材料分析得快，写作构思快，动笔成稿快，同时，还要求简报的编辑、签发、打印、发稿速度快，共同把握发稿时机。

五是注重提炼，挖掘特色。简报的写作，最忌记流水账式的叙述，素材收集好以后，要仔细甄别、反复筛选，尽可能使简报的事迹突出特点，做到人无我有，人有我优，人优我特。

（二）调研材料

近几年，在局党组的高度重视支持下，我局的调研水平有了很大提高，主要表现在调研材料水平的提高上，出了不少精品。今天，咱们重点讲一下调研材料应把握的“三个环节”：

一是选题要“好”。选题，就是选择主题。要研究新情况，解决新问题，总结新经验，发现他人没有发现的东西，能够让人耳目一新，即使是老问题，也要用新的眼光去发掘、去看待；从小处着手，小中见大，窥一斑见全豹。

二是素材要“多”。没有调查就没有发言权。一篇高质量的调研材料，都必须经过深入调查，掌握尽量多的素材。毛泽东同志历时32天，深入调查了5个县的农民运动，与农民同吃、同睡，与农民促膝长谈，得出了农民运动“好得很”的结论，写成了调研材料的典范——《湖南农民运动考察报告》。巧妇难为无米之炊。手里没有素材，肯定写不出好的调研材料。常见的调查方法有问卷、谈话、统计、抽查、普查等等。怎么调查，要视情而定，灵活运用，尽量做到多种形式并用。

三是分析要“透”。分析的过程，既是一个深入思考的过程，又是一个谋篇布局的过程。通过透彻的分析，选取那些最能表现主题的材料、最典型的材料、最新颖的材料、最真实的材料；确定合理结构，明确重点，避免平衡用力。

四是结论要“准”。

（三）工作总结

李瑞环讲：总结经验有三个基本要求。一是要有丰富切实的材料，否则就是无源之水，无本之木；二是要有加工的工具即科学的理论，主要是马克思主义的理论；三是要有加工的本领，能够使用工具把材料加工成成品。材料、工具、本领三位一体，缺一不可。

总结，就是对过去一定时期内的实践活动包括工作、学习、思想等方面进行回顾、分析、评价，以得出经验教训或引出规律性的认识而形成的一种公文。它主要回答的是“做了什么”“怎么做”“坚持做什么”的问题，是我们在工作中最常见、也最难以掌握的一种公文。大体上分为综合性总结和专题性总结。

总结包括标题、正文、落款，而正文也包括开头、主体、结尾三部分。

开头。也叫前言、导语，主要概述基本情况、总的评价，给人以总体印象。要求是简单精练、突出重点、有吸引力。

主体。主要包括：

一是过程和做法。讲清楚原计划做什么？采取的办法和措施，工作步骤、主要环节。这里要突出对新的、复杂的工作的总结，起到启迪和借鉴的作用。

二是成绩和经验。这是衡量一篇总结价值的地方。成绩指取得的物质和精神成果，经验是取得这些成绩的原因和方法。要详实、具体、言之有物；要条理清楚，或按逻辑关系、因果关系、时间顺序，或以主次轻重为序。既有一般情况，又有典型事例、统计数据、对比说明；要力求上升到一定的理论高度。

三是问题和教训。写问题时，要注意找准一些明显的“瓶颈”问题，也要找准一些关系全局的深层次问题。

写总结注意事项。一要从总体上分析都有那些工作，这些工作在全局中的地位，各个方面的关系，等等，然后再列提纲；二要抓住关键，通过对大量材料的研究，找出带有规律性的东西，而不能罗列材料，记流水帐；三要叙议得当，准确清楚，善于安排和摆布材料，也就是说，要把材料放在最能说明观点的位置上。

（四）汇报材料

汇报材料也叫工作汇报，是向上级反映本地区、本部门工作开展情况的一种应用文。事实证明，汇报材料写得好，就能较好地反映本部门的工作，得到上级领导的重视，更好地推动工作开展；相反，若工作汇报材料写得不好，汇报内容没有紧贴汇报的主旨，思路不清，观点不明，语言拖沓，就不能很好地反映工作开展情况，甚至还会影响上级部门的正确决策。

第一，汇报内容要围绕主题突出“自身”特点。一般来说，上级听取工作汇报都有一定的目的性。因此要准确领会领导意图，紧紧围绕领导的关注点来撰写工作汇报，既要系统汇报，又要突出自身特色和亮点，决不能背道而驰。如果汇报材料不紧贴上级的意图，不结合本地区本部门的工作实际，即使写得不少，也很难把汇报搞好。怎样才能做到突出特点、体现特色呢？首先，平时要注意收集各方面的情况，积累素材；其次，要勤写简报，我们通常说，简报是一种“豆腐块”材料，而写好简报则是写好领导讲话稿和汇报材料的基础，简报的特点及写作技巧在前面已经讲过，只要平时多下功夫，用时即可信手拈来。

第二，汇报语言要简洁明快多用口语。工作汇报大多是通过汇报者的有声语言向上级领导传递信息的。因此，工作汇报材料的语言要简洁明快。一是多用短句，少用长句。短句具有有力、上口、节奏感强的特点，容易记忆，便于理解，能给人留下鲜明的印象；而长句虽严谨、周密、信息容量大，但念起来节奏感稍差，也不易理解。二是小标题要精心锤炼，给人以整齐或错落之美。三是工作汇报的语言要流畅，只有这样才能声入心通、声声入耳，给人留下深刻的印象。

第三，汇报结构要遵循事物发展的客观规律。上级对下级单位的工作有的掌握，有的不掌握，但无论上级了解不了解，熟悉不熟悉，下级在撰写工作汇报材料时，在结构上都必须遵循人们认识事物的客观规律。这里介绍三种结构谨供参考：一是纵式结构，即按照时间的先后顺序来安排结构；二是横式结构，即按照工作之间的逻辑关系来安排结构；三是复合结构，即将时间顺序和逻辑关系相结合来安排结构。

第四，汇报篇幅要符合人的心理特点。有关资料显示，人的注意力集中时间一般在40分钟左右，超过1个小时则容易产生疲劳。而工作汇报的对象多数情况下是上级领导，上级领导一般没有太多的时间耐心听取汇报，并且听完汇报还会有针对性地提问一些问题。如果汇报材料篇幅太长，容易使听者感到厌倦，分散注意力，影响汇报效果。因此，既要让上级领导系统了解工作情况，又对工作特色和亮点有深刻印象，就必须用心理学的观点来指导谋篇布局，在汇报材料的篇幅上狠下功夫，要把最想反映的问题放在最佳的汇报时间，力求用最短的汇报时间取得最好的汇报效果。

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